Ayudanos a organizarnos
Amigos:
Ya sabéis que entendemos la Asociación como un espacio colaborativo “entre iguales”.
Pedimos en reiteradas ocasiones vuestra implicación en la vida societaria, así como vuestras ideas y propuestas en la organización de actividades, iniciativas y proyectos. En definitiva, queremos que os aprovechéis de las ventajas de pertenecer a una colectividad que puede ayudarte a dar forma a tus ideas.
De la ultima asamblea surgió la organización de un Comité de Participación que se iba a encargar de coordinar el diseño y la puesta en marcha de nuestras “Segundas Jornadas on-line de Lutheria y Organología”
Ya lo tenemos formado, pero si alguien quiere sumarse, aún podemos ampliar el número de miembros.
(escibre a info@sociedadorganologia.com y pide pertenecer al comité)
No obstante, cualquier socio puede Proponer / responsabilizarse / organizar, proyectos, convocatorias, charlas, ponencias, cursos, talleres…. Actividades. Es por ello que hemos establecido una especie de protocolo para agilizar este aspecto.
Aunque al final de esta entrada tendreis los enlaces para descargaros un modelo de la ficha y el protocolo con una redacción mas “formal y aburrida”…
Aquí os lo resumo en pocas palabras.

Protocolo para la Coordinación de Ponencias y Actividades
Este protocolo tiene como fin asegurar una organización clara y eficiente para la definición de actividades, especialmente en las Jornadas en Línea de Organología y Luthería. Busca prevenir problemas derivados de la falta de información y garantizar una evaluación adecuada de las propuestas. No es una norma estricta, sino una guía para coordinar mejor las actividades y definir las responsabilidades de los colaboradores.
1. Responsables de las Propuestas
Cualquier socio puede proponer actividades, pero será su responsabilidad gestionarlas, y salvo que se acuerde lo contrario y se deleguen, entre las tareas se incluyen:
1.1. Identificar ponentes y temas relevantes para la Asociación.
1.2. Recopilar la información necesaria del ponente y completar el formulario (ver ejemplo adjunto).
1.3. Asegurar que la propuesta se alinea con los objetivos de la Asociación.
1.4. Presentar el formulario completo para su evaluación.
1.5. Coordinar con el ponente aspectos técnicos y logísticos (copia de la ponencia escrita, archivos multimedia, materiales y artículos complementarios, tutoriales de conexión y ensayos, etc.).
1.6. Verificar que el ponente tiene las habilidades digitales necesarias si el evento es online.
1.7. Diseñar materiales promocionales para su difusión (carteles, anuncios, etc.).
2. Contenido del Formulario
El formulario debe incluir:
• Datos del promotor: Nombre, correo electrónico y teléfono.
• Datos del ponente: Nombre completo, títulos académicos o profesionales, institución de procedencia, cargo que ocupa, curriculum o breve biografía en no mas de 200 palabras aprox.
• Título Propuesto de la Ponencia: Un título claro, atractivo y que refleje el contenido principal de la presentación y un subtitulo si hiciera falta.
• Objetivos: que buscamos, cuales son las metas específicas del evento o del ponente.
• Descripción: detalle del contenido en 300-400 palabras (contexto, metodología, resultados esperados).
• Duración estimada: recomendamos entre 60 y 120 minutos, incluyendo las intervenciones de los espectadores
• Formato y tipo de actividad: ponencia, taller, tertulia, mesa redonda, … presencial, on-line…
• Requisitos técnicos: necesidades específicas de equipos, software o conexión.
• Otros Recursos necesarios: Financiación si fuese necesaria, traductor, presentado o moderado
3. Evaluación de Propuestas
Las propuestas siguen un proceso flexible, pero para las Jornadas Anuales se aplicará este protocolo:
3.1. Empezar con una propuesta informal antes de completar el formulario.
3.2. Si es considerada viable, enviar el formulario con suficiente antelación, especialmente si requiere preparación adicional.
3.3. Si es acetada, coordinar horarios y logística con el ponente.
3.4. Si se necesitan ajustes, el promotor podrá hacer las modificaciones necesarias.
Encales para descargar :
Descarga el: protocolo propuesta ponencias y colaboraciones
Descarga el: Ejemplo Formulario propuesta de ponencia
Descarga el: Formulario propuesta de ponencia vacío (openoffice)
Descarga el: Formulario propuesta de ponencia vacío (PDF)